Prix de revient et Prix de vente

de la farine BAMiSA

Propositions de mode de calcul

document 08d - bamisagora.org

05-03-2018

Introduction

Déterminer le prix de vente des sachets de farine est une des premières questions à laquelle les responsables d'une UPA doivent répondre. Et pour y répondre, ils ont besoin de connaître le prix de revient du Kilo de farine.

Le prix de revient de la farine est variable d'une UPA à une autre. Ce prix est, bien sûr, fonction du prix des matières premières et des indemnités dues aux préparatrices et aux journalières. Il dépend aussi des conditions de production de la farine. Certaines UPA fonctionnent en effet au sein d'une structure plus grande et bénéficient ainsi d'une aide qui peut être importante. D'autres UPA fonctionnent de façon autonome et doivent assumer seules l'ensemble des frais.

Les UPA sont engagées par La Charte du Projet BAMiSA qu'elles ont signée, en particulier, par l'Article 9 de cette Charte : "Travailler selon le principe de simple recouvrement des coûts". Ainsi, les UPA n'exercent pas une "activité commerciale" mais une "activité génératrice de revenu" dans un esprit Social et de Santé Publique. (Cf. Document 01f "Cadre économique et légal des activités du Projet BAMiSA").

Pour ne pas mettre en péril l'avenir de l'UPA, le prix de vente doit être un peu supérieur au prix de revient, de façon à assurer une petite marge.

Il est rappelé que les UPA Bamisa ne sont pas des entreprises et n'en ont pas le mode de fonctionnement :

• Le calcul du prix de revient de la farine Bamisa n'est pas comparable à celui d'une farine du commerce. En effet ce calcul ne tient compte ni des amortissements ni des provisions pour investissements.
• Le statut associatif "à but non lucratif", sans bénéfice, permet aux UPA de ne pas être soumises aux taxes commerciales.
• Une part des activités de direction sont assurées par des personnes bénévoles qui sont membres de l'association ou qui travaillent dans la structure dont dépend l'UPA.
• La faible trésorerie des UPA limite la possibilité d'accroître brusquement la production. A défaut de pouvoir emprunter, certaines UPA s'appuient alors sur des fonds avancés par leurs partenaires associatifs ou par la structure dont elles dépendent.

Grâce à ce fonctionnement non-entrepreneurial, le prix de vente de la farine est très en dessous du "prix du marché" pour un produit équivalent. Et ainsi la farine peut être accessible aux populations à faibles revenus et jouer un rôle Social et de Santé Publique.

Termes utilisés

Les outils comptables simplifiés présentés ici peuvent être utiles aux UPA qui ont du mal à fixer le prix de vente des sachets.

La production de la farine nécessite des frais que l'on peut ranger dans trois catégories :

  I - Des frais directement liés au volume de farine produite, que nous appellerons "frais directs".
 II - Des frais de fonctionnements, indépendants ou peu dépendants du volume de farine produite, que nous appellerons "frais fixes".
III - et des "frais exceptionnels".

I - Les «  frais directs » regroupent :
        Les frais A d'achats des matières premières,
        Les indemnités B pour le travail des préparatrices et des journalières,
        Les frais C d'emballage,
        Les frais D de fonctionnement comme :

• Les frais courants (eau, produits d'entretien, électricité, bois de chauffe, gas-oil,….).
• Les frais de transport des matières premières et de livraison de farine.
• Les frais liés au renouvellement du petit matériel (usure normale des tamis, bassines, …).
• Dans une comptabilité simplifiée, une participation aux frais fixes ou une éventuelle participation aux frais de la structure dont dépend l'UPA. peut être ajoutée.

Les frais E de majoration (pour assurer une petite marge de trésorerie et, si l'activité est croissante, pour permettre une augmentation du fond de roulement). Ces frais peuvent être estimés à 10% des frais A + B + C + D

Les frais  A, divisés par le nb de Kg de farine produite, donne le prix de revient / Kg  Akg
Les frais  C, divisés par le nb de Kg de farine produite, donne le prix de revient / Kg  Ckg
Les frais  D, divisés par le nb de Kg de farine produite, donne le prix de revient / Kg  Dkg

Le prix de revient / Kg  Bkg, multiplié par le nb de Kg de farine produite, donne les frais B
La majoration / Kg  Ekg, multipliée par le nb de Kg de farine produite, donne les frais E

II - Les  « frais fixes » regroupent.
       Les frais F de gardiennage, lorsqu'il doit être assumé par l'UPA (Voir note)
       Les frais G de bureau (téléphone, papeterie,….) et les frais bancaires
       Les frais H divers et imprévus comme :

• Le remplacement de gros matériel, (grilloir, soudes sacs, balance,…)
• Les déplacements indispensables (Démarches, Réunions du réseau Bamisa,..)

Les frais  F, G et H, divisés par le nb de Kg de farine produite, donne le prix de revient par Kg  Fkg,  Gkg et Dkg.

NB. Les frais de bureau G, les frais divers et imprévus H, considérés ici comme "frais fixes", sont en réalité plus ou moins fonction du volume de la production.

III - Les « frais exceptionnels »

Ce sont des frais importants comme des travaux d'aménagement, l'achat ou le remplacement de très gros matériel (le moulin par exemple). Ces frais ne peuvent être répercutés sur le prix de la farine et doivent être pris en charge par des financements extérieurs, eux aussi exceptionnels.

Nous appelons "Frais réels", les frais directs et des frais fixes comptabilisés à la fin d'une période de fonctionnement.

Ce document comprend deux parties,

1° Le calcul prévisionnel simplifié, à partir des "frais directs", du prix de revient du Kg de farine,
                                    Tableaux 1 à 7                                                                    Page  4

Ce calcul " a priori" prend en compte la production à venir d'une quantité précise de farine et permet de fixer le prix de la farine qui va être vendue.

2° Le calcul précis, à partir des "frais réels" du prix de revient du Kg de farine,
                                    Tableau 8                                                                             Page  9

Ce calcul " a posteriori" prend en compte la production telle qu'elle a eue lieu et donne le prix de revient réel de la farine qui a été produite.

. . . des notes, . . .

Notes
            Notes à propos, des matières premières, du gardiennage, des postes de dépenses en pourcentage et des indemnités.
                                                                                                                                  Page 10

. . . et deux annexes. . . .

Annexe I
              Les tableaux 1 à 7 donnent des exemples de calculs du prix de revient et de prix de vente à partir des frais directs.     
                                                                                                                                  Page 12

Annexe II
              Le tableau 8 donne un exemple de calcul du prix de revient à partir des frais réels
                                                                                                                                  Page 16

1°  Le calcul prévisionnel simplifié du prix de revient du Kg de
farine, en fonction des "frais directs"

Méthode

            Le calcul du prix de revient du kilo de farine, à partir des « frais directs », se fait selon la méthode habituelle :

            Ou, plus simplement, en additionnant les prix de revient par rubrique comme indiqué au tableau 6 :

                        Prix de revient en F / kg =  Akg + Bkg + Ckg + Dkg + Ekg

C'est un calcul prévisionnel qui se fait à partir de la quantité X Kg de farine qu'il est prévu de produire. Et il faut bien sûr que la "quantité X Kg de farine produite" corresponde, aussi exactement que possible, aux matières premières utilisées pour cette production.

Le prix de revient donné par cette méthode est approximatif, mais il permet de faire un calcul de prix de revient dès l'achat des matières premières. Il permet de dire, (a priori) : "Le Kg de farine qui va être fabriqué va revenir à peu près à   xxx   F/Kg". Il va permettre de fixer le prix de vente du sachet de 500g.

Cette méthode de calcul est applicable pour de petites quantités de farine comme pour de grosses productions.

Les frais directs comprennent :

Les frais  A  des matières premières      Tableau 1

Les prix des matières premières étant variables, en particulier ceux des grains, ce mode de calcul peut être fait au moment où une production commence.

Les quantités de matières premières brutes nécessaires à la production de X Kg de farine sont données par le tableau n°1 du Document 03c* (et par le tableau 9 en fin du Document 08c2**).

Tableau 1 :          Total A des dépenses de matières premières brutes  et Coût Akg des matières premières brutes par Kg de farine

Les Indemnités prévisionnelles  B  destinées aux préparatrices et aux journalières  Tableau 2

Les indemnités seront versées en fonction du volume de production.

A titre indicatif, la valeur des indemnités est de l'ordre de 400 F par Kg de farine (ou 200 F par sachet). (Voir la note Page 9 pour leur répartition)

Tableaux 2 :     Coût Bkg des indemnités par Kg de farine
                              etTotal  B des dépenses pour les indemnités

* Document 03c du site www.bamisagora.org  :"La fabrication de farine infantile, dans les Unités de Production Artisanale (UPA)"

** Document 08c2 : "Tableaux 1 à 9 pour calcul prix de revient et prix de vente".

Les frais  C  d'emballage     Tableau 3

                Dans les UPA la farine est conditionnée dans des sachets normalisés BAMiSA®. Ces sachets sont identiques dans toutes les UPA. La coordination nationale gère le stock pour chaque pays et s'approvisionne auprès du fabriquant habituel.
                Le malt est conditionné dans de petits sachets zippés, comme ceux utilisés pour les médicaments.
                Il peut être nécessaire d'emballer les lots de sachets par un suremballage, pour éviter toute perte pendant le transport.

Tableau 3 :          Total C des dépenses pour les emballages
                                 et Coût Ckg des emballages par Kg de farine.

Les frais  D de fonctionnement       Tableau 4

Le fonctionnement d'une UPA nécessite un minimum de moyens de fonctionnement (eau, énergies, mouture,..).

Il y a lieu aussi de prévoir le renouvellement du matériel courant sujet à l'usure normale.

Si l'UPA doit assumer des frais fixes, une "participation anticipée à ces frais fixes" peut être comptabilisée forfaitairement par Kg de farine.

La structure qui héberge l'UPA peut demander que certains services fournis soient pris en charge par l'UPA. Cette charge sera inscrite à la ligne "participation aux frais fixes"

Par contre si les frais fixes sont pris en charge par la structure dont elle dépend, la ligne "participation aux frais fixes" reste vide.

Ces frais peuvent être forfaitaires pour X  Kg ou détaillés par l'unité.

Tableau 4 :   Total  D  des dépenses de fonctionnement
                          et Coût  Dkg  de frais de fonctionnement par Kg de farine

La majoration  E ajoutée pour constituer une marge de sécurité        Tableau 5

Pour assurer une marge de sécurité ou une petite trésorerie Ekg, ajouter 10% au prix de revient du Kg de farine avant majoration.

Le prix de revient du Kg de farine avant majoration est la somme des quatre postes de frais Akg + Bkg + Ckg + Dkg.

Tableau 5 :         Prix de revient avant la majoration    

                           et Coût  Ekg  de la majoration par Kg de farine

Calcul final du prix de vente du sachet de farine        Tableaux 6 et 7

• Le prix de revient du Kg de farine est obtenu par la somme des cinq lignes des coûts par Kg de farine Akg + Bkg + Ckg + Dkg + Ekg::

Tableau 6 : Prix de revient majoré et prix de revient "arrondi" du Kg de farine,
                        calculés à partir des '' frais directs" 

• Le prix de de vente du sachet de 500 g de farine est obtenu en divisant par 2 du prix de vente "Arrondi" du Kg de farine.

Tableau 7 : Prix de vente du sachet de 500 g de farine
calculé à partir des '' frais directs"

2°  Le calcul précis du prix de revient du Kg de farine
à partir des "frais réels"                        Tableau 8

Le prix de revient calculé aux frais réels est précis, mais il n'est possible qu'après avoir fini la production de farine et qu'après avoir réuni l'ensemble des frais. C'est un calcul ''a posteriori''. Il permet de dire : "Le prix de revient exact de la farine fabriquée a été de   xxx   F/Kg" …

Il est conseillé de faire ce calcul pour le bilan annuel,

Ce calcul se fait sur la production de farine de l'année, soit Y  Kg

Le calcul du prix de revient aux frais réels est fait par l'addition des "frais directs" de l'année et des "frais fixes" de l'année. Cette somme est divisée par le nombre Y  Kg de farine produite pendant cette même période.

Tableau :8 :          Total des frais réels (TFR) sur une année
                                  et  Prix de revient du Kg "aux frais réels" (TFRkg) sur une année

TFR  divisé par  Y  Kg = TFRkg

La comparaison du "Prix de vente arrondi du sachet de 500 g" au "Prix de revient du Kg de farine aux frais réels" divisé par 2 (TFRkg/2) permet de savoir si les calculs "a priori" ont été bien évalués

NOTES

Note à propos des matières premières

Lors des achats, préférer les grains de bonne qualité et bien secs pour éviter des pertes importantes et diminuer le temps de travail et de tri.

Lorsque les grains sont vendus en sacs dont le poids n'est pas connu avec exactitude, ou selon des mesures traditionnelles (assiettées, cuvettes, bol, gaoui,….), il est indispensable de peser les ingrédients au moment de l'achat. Au minimum avoir des tables de conversion :

Une assiettée de soja = x,xx  Kg ;  Une cuvette de petit mil = x,xx  Kg, . . .

Note à propos des frais fixes

Si la production de farine est faible, les frais fixes augmenteront beaucoup le prix de revient. Si la production est importante, les frais fixes n'augmenteront que faiblement le prix de revient. La comparaison des modes de calcul permet de bien se rendre compte de la répercussion des frais fixes sur le prix de revient :

Note à propos des frais de gardiennage

Lorsqu'ils sont entièrement à la charge des UPA, les frais fixes de gardiennage ont une répercussion très importante sur le prix de revient du Kg de farine, comme le montre les calculs suivants :

Dans l'hypothèse où le gardiennage coûte 30 000 F par mois et donc 360 000 F par an, et si on estime que frais de gardiennage par Kg de farine ne doivent pas dépasser 50 F/ Kg (25 F par sachet), il faut que l'UPA produise au minimum 7 200 Kg de farine par an. (50 F x 7 200 Kg = 360 000 F).

En conséquence, seules les UPA ayant une production importante de farine pourront supporter des frais de gardiennage. Heureusement, la majorité des UPA n'ont pas besoin de gardiennage ou celui-ci est pris en charge par la structure qui héberge la production de farine.

Note à propos des dépenses en pourcentage

Pour avoir une idée de la répartition des postes de dépenses en pourcentage, celles-ci peuvent être classées ainsi :

Ainsi, les variations de prix des matières premières n'ont qu'une influence limitée sur le prix de revient.

Note à propos des indemnités

Les personnes qui produisent de farine dans les UPA sont indemnisées en fonction de la production. Ces indemnités ne sont pas des salaires. Ces personnes sont :

Les préparatrices
       Les préparatrices sont des femmes qui participent régulièrement aux activités de l'UPA et qui ont donc une bonne connaissance des procédés de production, en particulier des tâches après le grillage. Elles sont, en principe, membres de l'association ou membres de la structure qui héberge l'UPA.

Les journalières
       Les journalières sont des femmes qui aident les préparatrices de façon temporaire lorsque la charge de travail est brièvement importante. Elles sont chargées d'effectuer les tâches ordinaires de préparation des grains jusqu'au grillage, les préparatrices effectuent alors la suite des tâches.

Proposition de modes de répartition des indemnités

1er cas.          Lorsqu'il n'y a pas de journalières, les préparatrices se partagent l'intégralité des dépenses B pour les indemnités (calculées selon le Tableau 2, page 4). Si les préparatrices considèrent qu'elles ont travaillé à temps égal, elles se partageront cette somme de façon égale. Si par contre elles ont travaillé pendant des temps différents, c'est au gestionnaire de répartir cette somme en fonction du temps de travail de chacune.

2ème cas.       Lorsqu'il y a des journalières,

• Les journalières toucheront des indemnités, selon les tarifs en usage, à l'heure ou à la tâche.

• Les indemnités attribuées aux journalières sont prélevées sur les "dépenses pour les indemnités" B Total des dépenses pour les indemnités (calculées au tableau 2 page 4).

• Ce qui reste de Total B des Dépenses pour les indemnités après déduction du TIJ sera partagé entre les préparatrices.

N.B. L'indemnité par Kg de farine perçue par les préparatrices est alors plus basse. Mais l'indemnité globale des préparatrices ne sera pas diminuée car, grâce au travail des journalières, le nombre de Kg de farine produit est augmenté, ce qui augmente aussi la somme totale à partager

ANNEXE I

Exemple de calcul simplifié du prix de revient du Kg de farine, en fonction des "frais directs",

                Cette simulation est calculée pour une production de 50 Kg de farine, soit 100 sachets de 500g et selon des prix de matières premières assez élevés.

Exemple pour le Tableau 1 :

Total  A  des dépenses de matières premières brutes                            28 775 F
et     Coût  Akg  des matières premières brutes par Kg de farine            555,5 F

Exemple pour le Tableau 2 :

Coût  Bkg  des dépenses pour les indemnités par Kg de farine       400 F
et           Total  B  des Dépenses pour les indemnités.                 20 000  F

Exemple pour le Tableau 3 : 

Total C des dépenses d'emballage                                                 3 400 F
et     coût Ckg par Kg de farine                                                             68 F

Exemple pour le Tableau 4 :

Total  D  des dépenses de fonctionnement                                    13 000 F
et  Coût  Dkg  par Kg de farine                                                            260 F

Exemple pour le Tableau 5 :

Prix de revient avant  la majoration                                         1 283,50 F
Et    coût  Ekg  des majorations par Kg de farine                            128,35 F

Exemple pour le Tableau 6 :

Prix de revient majoré et arrondi du Kg de farine

Exemple pour le Tableau7 :

Prix de vente du sachet de 500 g de farine

ANNEXE II

Exemple de calcul du prix de revient "aux frais réels"

  Les chiffres donnés sont extraits d'un "cahier de compte imaginaire mais vraisemblable" qui établit, par exemple la comptabilité d'une production de 2 250 Kg,du 1 septembre 2016 au 30 octobre 2017

Exemple pour le Tableau :8 :

Tableau :8 : Total des frais réels (TFR) sur une année
     et  Prix de revient du Kg "aux frais réels" (TFRkg) sur une année

TFR  divisé par  Y  Kg = TFRkg

          journal papier :